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Una respuesta sólida y efectiva
a la aplicación del nuevo Código Ético
del Sector de Tecnología Sanitaria
vigente desde el mes de enero de 2018.

 

¡Nuevas
Funcionalidades!

Disclaimer aprobado por el
Receptor como prueba documental
para FENIN - Aprobado por FENIN

Integración con SVE -
Sistema de Validación de
Eventos - Código Ético del
Sector de Tecnología Sanitaria

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Introducción

La Federación Española de Empresas de Tecnología Sanitaria (FENIN) aprobó el 20 de diciembre de 2016 su Nuevo Código Ético, con el fin de garantizar un marco de colaboración estable entre los profesionales sanitarios, asociaciones de pacientes, instituciones sanitarias y la industria.

El Código Ético del Sector de Tecnología Sanitaria - FENIN incluye las modificaciones aprobadas por la patronal europea MedTech Europe, y se aplica en España desde el mes de Enero de 2018 con dos novedades que merecen ser destacadas:

  • Establecer la utilización exclusiva del patrocinio indirecto en eventos educativos organizado por terceros, con el objetivo de que no sean las Empresas las que decidan qué profesionales se benefician de la formación médica en estos eventos.
  • Dar transparencia a las aportaciones económicas destinadas por la industria a la formación médica en eventos educativos organizados por terceros.
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QUÉ ES PGB

PGB es una plataforma online para solicitar y gestionar las Ayudas a la Formación que se pueden conceder a un profesional sanitario para asistir a un evento: sean jornadas, cursos, congresos etc.

Ha sido desarrollada con el fin de ofrecer una solución efectiva que cumpla con los requisitos expuestos en el Código Ético del Sector de Tecnología Sanitaria y que permita a su vez una gestión eficaz por todas las partes implicadas en el proceso.

PGB se compone de cuatro áreas.

 

PGB es de libre licencia para todas las agencias e implants del sector sin aplicar ningún tipo de restricción o exclusividad, y tiene acuerdos marco corporativos con las principales agencias

 

POR QUÉ PGB

 
 
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FUNCIONALIDADES
DESTACADAS

1. NUEVA FUNCIONALIDAD: Disclaimer aprobado por el Receptor como prueba documental para FENIN. Funcionalidad aprobada por FENIN.

Cuando un Receptor realiza una solicitud debe aprobar un texto Disclaimer obligatoriamente (individual para cada empresa por parte de su Departamento Legal).

La solicitud es recibida por la Empresa Patrocinadora que (en su caso) la acepta asignando una cantidad económica máxima (visible para la Agencia) para dicha Ayuda a la Formación.

PGB genera un PDF que incluye:

  • Nombre y apellidos, cargo e institución del profesional sanitario (Jefe de Servicio / Departamento) que ha realizado la solicitud incluyendo fecha y hora en que ha sido remitida.
  • Texto Disclaimer aceptado por el mismo.
  • Nombre y apellidos, cargo del responsable de la Empresa Patrocinadora que ha aceptado la solicitud incluyendo fecha y hora en que ha sido aceptada.
  • Detalles del evento, tipo de Ayuda a la Formación (especialista, residente, otros: enfermería etc - Inscripción, Viaje, Alojamiento) e importe asignado.
  • Detalles de la Agencia que se encarga de la gestión de la Ayuda a la Formación al profesional sanitario destinatario de la misma, que ha sido designado por el Jefe de Servicio / Departamento de la institución sanitaria sin conocimiento de la Empresa Patrocinadora.
  • Posibilidad de exportación segmentada: se pueden exportar carpetas ZIP con todos los documentos PDF de un evento o de una institución sanitaria.

2. NUEVA FUNCIONALIDAD Integración con SVE - Sistema de Validación de Eventos - Código Ético del Sector de Tecnología Sanitaria

PGB tiene habilitada la integración API con el Sistema de Validación de Eventos de FENIN, una funcionalidad que nos había sido solicitada por todas las Empresas desde el inicio de la aplicación del Código.

Mediante esta integración, las Empresas Patrocinadoras, en el momento de evaluar la Solicitud para aceptar o rechazar, podrán ver si el evento - con su semáforo visible - está aprobado por FENIN sin necesidad de tener que visitar la web de Fenin Código Ético para comprobar su estado.

Esta nueva funcionalidad facilitará enormemente la tarea de aceptación por parte de las Empresas Patrocinadoras reduciendo flujos de tiempo y trabajo para todos, manteniendo así el compromiso de PGB con las directrices marcadas en el Código Ético FENIN y MedTech.

3. Trazabilidad de todo el proceso

Monitorización de todos los procesos.

Estado de gestión actualizado en tiempo real del proceso de recepción de los comprobantes de inscripción - viaje - alojamiento del participante.

4.Área privada de cada Participante

Donde se almacenan todos los comprobantes de inscripción – viaje – alojamiento.

5.En constante actualización

Desde su lanzamiento en febrero de 2018, PGB ha añadido muchas nuevas funcionalidades como respuesta a las sugerencias de nuestros clientes, para así ofrecer una plataforma que cubra todas sus necesidades.

6. Completa Área de Gestión

Las Ayudas a la Formación concedidas por la Empresa Patrocinadora son actualizadas en tiempo real cada vez que la Agencia introduce el importe en su área PGB. Presupuesto globales o segmentados por División o Departamento.

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FAQs

¿PGB ofrece un sistema automatizado como prueba documental?
Sí.
El proceso y el documento PDF que genera PGB cuando una empresa acepta una solicitud de Ayuda a la formación ha sido supervisado por FENIN, que ha confirmado que es válido como prueba documental.
PGB genera un documento PDF que queda almacenado en cada solicitud aceptada y que luego puede ser exportado individualmente, o por evento o por receptor, evitando los antiguos procesos lentos y farragosos de envíos, firmas etc por parte de los Receptores y responsables legales de cada Empresa.
 
¿Tengo que aceptar cada solicitud en su totalidad o puedo aceptar parcialmente?
PGB permite que las solicitudes sean aceptadas tanto en su totalidad como de manera parcial:
o reduciendo el número de Ayudas a la Formación (p.e. petición para tres especialistas y aceptación de dos)
o por conceptos (p.e. petición para inscripción viaje alojamiento, y sólo aceptación de inscripción)
 
Tengo una petición y debo saber el presupuesto previsto para dicha acción. ¿Puedo comunicarme con mi Agencia a través de PGB?
Si.
En cada solicitud hay una pestaña “solicitar presupuesto a mi agencia”. Una vez clicado PGB envía un email automático con copia al responsable de la Agencia y la responsable de la Empresa con los detalles del evento, receptor, tipo de ayuda solicitada etc
 
¿Tiene PGB la posibilidad de incluir también los eventos propios, no de terceros, para así disponer de una única plataforma que integre todos mis procesos?
Esta ha sido una funcionalidad que nos ha sido solicitada por muchas Empresas, y tenemos previsto disponer de esta nueva área en el segundo semestre de 2019.
 
Mi Empresa administra el área de España y Portugal. ¿Está PGB preparada para ofrecer un servicio adecuado a los profesionales sanitarios portugueses?
Sí.
PGB está disponible en tres idiomas: español, portugués e inglés, para poder operar tanto en España como en el mercado portugués y EMEA.
 
¿Tengo que estar siempre conectado a PGB para saber si hemos recibido nuevas solicitudes?
No.
En el perfil de cada empresa se pueden personalizar las notificaciones automáticas, que puede configurar para recibir un email automático cada vez que su Empresa reciba una solicitud de Ayuda a la Formación.
 
¿Cómo puedo saber si estoy dado de alta como Empresa Patrocinadora para un determinado Receptor?
La Empresa puede consultar los Departamentos Receptores que están activos en PGB (menú principal “Configuración” -> Servicios”) para su Empresa y darse de alta (aceptar / rechazar) en cada uno de ellos.
Es posible buscar / filtrar por nombre de hospital, servicio/especialidad, jefe de servicio, ciudad, etc y exportar el listado completo en formato Excel.
Es posible cancelar un alta, cambiando el estado de “Activo” a “Inactivo” y luego volver a activar en caso de que así se desee.
 
Nuestra Empresa gestiona muchas divisiones y especialidades. ¿Está PGB preparada para gestiones multi - división?
Sí.
La Empresa puede gestionar las divisiones (menú principal “Configuración -> Divisiones”)
y asignar sus usuarios por división y/o especialidad.
Y se pueden realizar funcionalidades a medida de forma que alguna especialidad sea compartida por más de una división.
 
Debo cumplir la normativa del Código Ético. ¿No recibo ningún nombre o datos de un profesional sanitario asistente a un evento a través de PGB?
No.
Cuando la Empresa recibe una nueva solicitud, sólo se le indican los detalles del Receptor (p.e. departamento de la especialidad XX del hospital YY), los detalles del evento y tipo de profesional sanitario (especialista, residente etc) sin incluir ni antes ni después ninguna referencia a los detalles del posible Participante.
 
Trabajamos con más de una Agencia dependiendo del tipo de evento. ¿Es posible escoger una Agencia para cada petición?
Sí.
PGB dispone de modo multi agencia, de forma que la Empresa, antes de aceptar una determinada solicitud puede seleccionar, del listado de Agencias con las que trabaja, la que más se ajusta a sus intereses o dependiendo del tipo de evento.
Soy consciente de la aplicación del nuevo Código ético, ¿pero en qué consiste exactamente?
El Código Ético del Sector de Tecnología Sanitaria - FENIN incluye las modificaciones aprobadas por la patronal europea MedTech Europe, y se aplica en España desde el mes de Enero de 2018.
La premisa básica del Código Ético consiste en que una Empresa no puede ni decidir ni influir en la decisión de quien asistirá a un determina­do evento con una de sus Ayudas a la Formación.
En resumen, las Empresas ya no pueden realizar invitaciones directas para asistir a un determinado evento.
 
¿Están todos los eventos sometidos al nuevo Código Ético?
No, hay excepciones en las que una empresa puede invitar directamente.
Principales excepciones:
Cursos propios de la empresa: p.e. la Empresa puede invitar directamente a un profesional sanitario a curso interno de dicha Empresa donde se explican técnicas o procedimientos específicos de materiales de dicha empresa.
Cursos prácticos p.e. cirugía en cadáver o especímen: la Empresa puede invitar directamente a un profesional sanitario tanto si el Curso práctico es propio de la Empresa como si es organizado por un tercero como puede ser un Hospital o una Sociedad Médica.
 
¿Hay algún requisito de caracter profesional para poder solicitar y en su caso recibir Ayudas a la Formación?
La Empresa no puede ni decidir ni influir en la decisión de quien asistirá a un determina¬do evento con una de sus Ayudas a la Formación, por lo que si usted desarolla su actividad profesional en un marco de carácter unipersonal sin estar vinculado por contrato o acuerdo profesional con ninguna entidad jurídicamente constituida:no podría recibir Ayudas a la Formación porque la Empresa sabría a quién va destinada dicha Ayuda.
Pero toda práctica privada jurídicamente constituida que no sea (como norma general) de carácter unipersonal (SL, SCP, etc), puede ser Receptor y solicitar / recibir Ayudas a la Formación.
 
¿Debo tributar por las Ayudas concedidas en mi declaración de la Renta como Tributación en especies?
No.
No debe realizar ninguna tributación, tal y como se especifica en el Artículo 44 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas modificación 30 de diciembre de 2017.
Enlace BOE (actualización 30 de Diciembre 2017)
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-6820
CAPITULO III
Tributación en especies
Artículo 44.  Gastos de estudio para la capacitación o reciclaje del personal que no constituyen retribución en especie.
No tendrán la consideración de retribuciones en especie, a efectos de lo previsto en el artículo 42.2.a) de la Ley del Impuesto, los estudios dispuestos por instituciones, empresas o empleadores y financiados directa o indirectamente por ellos para la actualización, capacitación o reciclaje de su personal, cuando vengan exigidos por el desarrollo de sus actividades o las características de los puestos de trabajo, incluso cuando su prestación efectiva se efectúe por otras personas o entidades especializadas. En estos casos, los gastos de locomoción, manutención y estancia se regirán por lo previsto en el artículo 9 de este Reglamento.
A efectos de lo dispuesto en el párrafo anterior, se entenderá que los estudios han sido dispuestos y financiados indirectamente por el empleador cuando se financien por otras empresas o entidades que comercialicen productos para los que resulte necesario disponer de una adecuada formación por parte del trabajador, siempre que el empleador autorice tal participación.
 
¿Hay algún requisito de carácter profesional para poder solicitar y en su caso recibir Ayudas a la Formación?
La Empresa no puede ni decidir ni influir en la decisión de quien asistirá a un determina­do evento con una de sus Ayudas a la Formación, por lo que si usted desarrolla su actividad profesional en un marco de carácter unipersonal sin estar vinculado por contrato o acuerdo profesional con ninguna entidad jurídicamente constituida: no podría recibir Ayudas a la Formación porque la Empresa sabría a quién va destinada dicha Ayuda.
Pero toda práctica privada jurídicamente constituida que no sea (como norma general) de carácter unipersonal (SL, SCP, etc), puede ser Receptor y solicitar / recibir Ayudas a la Formación.
La mayor parte de mi tiempo se dedica a labores asistenciales y no dispongo de mucho tiempo extra para gestionar y administrar las solicitudes de Ayudas a la Formación. ¿Tardo mucho en solicitar una Ayuda a la Formación a través de PGB?
Menos de 5 minutos como máximo.
En el apartado “solicitudes” seleccione Empresa Patrocinadora, seleccione el evento, escoja si el participante es especialista - residente - otros: enfermería etc, número de ellos, tipo de Ayuda (inscripción - viaje - alojamiento) y pre-asigne quien o quienes serán los profesionales sanitarios de su departamento que asistirán al evento en caso de que la solicitud sea aceptada … y “enviar”.
 
¿Puedo cambiar Participantes una vez la Ayuda a la Formación ha sido aceptada por la Empresa Patrocinadora?
Sí.
Sólo tiene que entrar en la pestaña de la Ayuda concedida, clicar en “asignados”, cancelar el profesional sanitario previamente elegido y añadir el nuevo.
El sistema sólo permite realizar esta acción si el profesional sanitario inicial aún no ha recibido en su área privada PGB ningún comprobante de inscripción, viaje, alojamiento etc
 
Quiero tener un control sobre los costes que han sido utilizados para los distintos eventos a los que han asistido profesionales sanitarios del departamento que dirijo. ¿Es posible a través de PGB?
Sí.
Dispone de un área de control donde puede saber:
número total o segmentado de especialistas, residentes etc que han acudido a los distintos eventos.
importe gastado en Ayudas a la Formación para su departamento segmentado por evento.
posibilidad de exportar en formato Excel o PDF.
posibilidad de establecer comparativas por años y/o eventos.
 
¿Tengo que estar siempre conectado a PGB para saber si hemos recibido nuevas solicitudes?
No.
Al igual que en el caso de la Empresa Patrocinadora, en su perfil de Receptor se pueden personalizar las notificaciones automáticas, que puede configurar para recibir un email automático cada vez que se le acepta una solicitud de Ayuda a la Formación.
 
¿Cómo puedo darme de alta en PGB?
Sólo Jefes de Servicio o Departamento, Gerentes o Responsables de área etc pueden solicitar ser dados de alta en PGB.
¿Por qué? Porque ellos serán quienes enviarán las solicitudes de Ayudas a la Formación y quieres escogerán, de entre sus profesionales sanitarios, los que asistirán al evento en caso de que la Ayuda sea concedida.
Procedimiento: primero deberá confirmar que sus empresas patrocinadoras potenciales son usuarias de PGB, y en caso de ser así, tendrá que entrar en nuestra página web:
ir a la pestaña “altas” y rellenar el formulario correspondiente.
En un plazo de 48 horas recibirá las claves de acceso para su área privada PGB.
 
Si estoy de viaje, o vacaciones … ¿cómo se administra PGB desde mi departamento?
En el menú principal tiene una pestaña “usuarios” donde puede dar de alta a aquellos usuarios que usted designe para que, de forma paralela o sólo en su ausencia, puedan gestionar PGB.
Dichos usuarios pueden ser cancelados en cualquier momento por su parte.
¿PGB obliga a trabajar con una determinada Agencia en exclusiva?
No.
PGB tiene acuerdos marco firmados con las principales Agencias de Viaje españolas, pero no de exclusividad.
Cualquier Empresa puede escoger a la Agencia que más le interese para operar a través de PGB.
Realizamos formación online para las distintas Agencias usuarias de nuestra plataforma: más de20 agencias están hoy en día operando a través de PGB.
 
¿Cómo envío los comprobantes al Participante final?
A través del Área Privada de cada uno de ellos.
Sólo tiene que subir el comprobante al área privada del Participante, y PGB envía un email automático al Participante incluyendo el comprobante como archivo adjunto, pero recordándole que todos sus comprobantes estarán siempre disponibles en su área privada personal.
 
¿Cómo puedo contactar con el Participante que es el destinatario de una Ayuda a la Formación?
En cada apartado de nueva Ayuda concedida, tiene acceso a los datos de contacto del Participante, que él mismo o su departamento han rellenado para ser compartidos exclusivamente con la Agencia encargada de gestionar su Ayuda.
 
Tengo CeCos asignados para la Empresa con la que trabajamos, según los distintos departamentos o divisiones que gestionan la Ayuda a la Formación correspondiente. ¿Puedo asignar el CeCo para cada coste?
Sí.
Podemos programar los distintos CeCos de manera individualizada para cada departamento – división.
Soy consciente de la aplicación del nuevo Código ético, ¿pero en qué consiste exactamente?
El Código Ético del Sector de Tecnología Sanitaria - FENIN incluye las modificaciones aprobadas por la patronal europea MedTech Europe, y se aplica en España desde el mes de Enero de 2018.
La premisa básica del Código Ético consiste en que una Empresa no puede ni decidir ni influir en la decisión de quien asistirá a un determina­do evento con una de sus Ayudas a la Formación.
En resumen, las Empresas ya no pueden realizar invitaciones directas para asistir a un determinado evento.
 
¿Están todos los eventos sometidos al nuevo Código Ético?
No, hay excepciones en las que una empresa puede invitar directamente.
Principales excepciones:
Cursos propios de la empresa: p.e. la Empresa puede invitar directamente a un profesional sanitario a curso interno de dicha Empresa donde se explican técnicas o procedimientos específicos de materiales de dicha empresa.
Cursos prácticos p.e. cirugía en cadáver o especímen: la Empresa puede invitar directamente a un profesional sanitario tanto si el Curso práctico es propio de la Empresa como si es organizado por un tercero como puede ser un Hospital o una Sociedad Médica.
 
¿Hay algún requisito de caracter profesional para poder solicitar y en su caso recibir Ayudas a la Formación?
La Empresa no puede ni decidir ni influir en la decisión de quien asistirá a un determina¬do evento con una de sus Ayudas a la Formación, por lo que si usted desarolla su actividad profesional en un marco de carácter unipersonal sin estar vinculado por contrato o acuerdo profesional con ninguna entidad jurídicamente constituida:no podría recibir Ayudas a la Formación porque la Empresa sabría a quién va destinada dicha Ayuda.
Pero toda práctica privada jurídicamente constituida que no sea (como norma general) de carácter unipersonal (SL, SCP, etc), puede ser Receptor y solicitar / recibir Ayudas a la Formación.
 
¿Debo tributar por las Ayudas concedidas en mi declaración de la Renta como Tributación en especies?
No.
No debe realizar ninguna tributación, tal y como se especifica en el Artículo 44 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas modificación 30 de diciembre de 2017.
Enlace BOE (actualización 30 de Diciembre 2017)
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-6820
CAPITULO III
Tributación en especies
Artículo 44.  Gastos de estudio para la capacitación o reciclaje del personal que no constituyen retribución en especie.
No tendrán la consideración de retribuciones en especie, a efectos de lo previsto en el artículo 42.2.a) de la Ley del Impuesto, los estudios dispuestos por instituciones, empresas o empleadores y financiados directa o indirectamente por ellos para la actualización, capacitación o reciclaje de su personal, cuando vengan exigidos por el desarrollo de sus actividades o las características de los puestos de trabajo, incluso cuando su prestación efectiva se efectúe por otras personas o entidades especializadas. En estos casos, los gastos de locomoción, manutención y estancia se regirán por lo previsto en el artículo 9 de este Reglamento.
A efectos de lo dispuesto en el párrafo anterior, se entenderá que los estudios han sido dispuestos y financiados indirectamente por el empleador cuando se financien por otras empresas o entidades que comercialicen productos para los que resulte necesario disponer de una adecuada formación por parte del trabajador, siempre que el empleador autorice tal participación.
 
¿Hay algún requisito de carácter profesional para poder solicitar y en su caso recibir Ayudas a la Formación?
La Empresa no puede ni decidir ni influir en la decisión de quien asistirá a un determina­do evento con una de sus Ayudas a la Formación, por lo que si usted desarrolla su actividad profesional en un marco de carácter unipersonal sin estar vinculado por contrato o acuerdo profesional con ninguna entidad jurídicamente constituida: no podría recibir Ayudas a la Formación porque la Empresa sabría a quién va destinada dicha Ayuda.
Pero toda práctica privada jurídicamente constituida que no sea (como norma general) de carácter unipersonal (SL, SCP, etc), puede ser Receptor y solicitar / recibir Ayudas a la Formación.
¿Cómo me doy de alta en PGB?
El departamento o servicio de su Institución Sanitaria es quien le dará de alta en PGB como Participante y potencial asistente a un evento en caso de que la Ayuda a la Formación haya sido aceptada por la Empresa Patrocinadora a quien ha sido dirigida.
Cuando su departamento le da de alta, usted recibe un email automático desde PGB con las claves de acceso a su área privada.
Deberá entrar, cambiar contraseña y actualizar su perfil incluyendo incluso si quiere los detalles de sus tarjetas de puntos o preferencias de asiento etc
 
¿Cómo puedo solicitar una Ayuda a la Formación – inscripción y/o viaje y/o alojamiento – a una determinada Empresa Patrocinadora para asistir a un evento?
Usted no puede directamente.
Todas las Solicitudes deben ser gestionadas por el jefe de departamento o responsable del departamento que ha sido dado de alta en PGB.
Es dicho responsable quien administra PGB para su servicio y realiza las solicitudes de Ayudas a la Formación a las Empresas Patrocinadoras, asignando los Profesionales Sanitarios que serían los destinatarios de las Ayudas para asistir a un evento en caso de ser concedidas.
Cada vez que una Ayuda a la Formación es concedida y el Jefe de servicio le ha asignado como Participante, usted recibirá un email notificándole que le ha sido concedida la Ayuda a la Formación – inscripción y/o viaje y/o alojamiento – para asistir al evento XX, y que ya dispone de los detalles de dicha Ayuda en su área privada PGB.
 
¿Qué es mi área privada PGB?
Cada vez que reciba un email notificando que una nueva Ayuda a la Formación le ha sido concedida, deberá entrar en PGB y rellenar los campo necesarios para poder tramitarla correctamente:
p.e. en apartado Inscripción si es socio o no de la Sociedad Médica que organiza el evento en caso de que sea ej. Congreso Nacional, en apartado Viaje rellenar fecha de ida y de regreso y método preferido de viaje (tren, avión …) etc
La Agencia encargada de gestionar su Ayuda a la Formación (encargada por la Empresa Patrocinadora) subirá los comprobantes – inscripción y/o viaje y/o alojamiento – a su área privada PGB donde siempre los tendrá disponibles.
No obstante, y para facilitar aún más el proceso, PGB le envía un email automático con cada comprobante que la Agencia le haya subido a su área privada.
 
Pero … ¿es todo online? ¿Puedo contactar con la Agencia para comentar o preguntar en relación a la Ayuda concedida?
En su área privada, en la ficha de cada Ayuda, siempre tiene disponibles los datos de la Agencia encargada para poder contactarlos en cualquier momento.
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