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Uma resposta sólida e efectiva
à aplicação do novo Código Ético
para o Sector de Tecnologia da Saúde
vigente desde o mês de Janeiro de 2018.

 

Novas
Funcionalidades!

Aviso Legal aprovado pelo
Receptor como prova documental
para a FENIN - Aprovado por FENIN

Integração com SVE -
Sistema de Validação de
Eventos - Código Ético do
Sector de Tecnologia da Saúde

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Introdução

A Federação Espanhola de Empresas de Tecnologia da Saúde (FENIN) aprovou no dia 20 de Dezembro de 2016 o seu Novo Código Ético, com o objectivo de garantir um marco de colaboração estável entre os profissionais da sáude, associaçõies de pacienres, instituições de sáude e da indústria

O Código de Ética do Setor de Tecnologia da Saúde - FENIN inclui as modificações aprovadas pela MedTech Europe, e tem sido aplicado em Espanha desde Janeiro de 2018 com duas novidades que merecem destaque:

  • Estabelecer o uso exclusivo do patrocínio indireto em eventos educativos organizados por terceiros, com o objetivo de que não sejam as empresas que decidem quais profissionais beneficiam da formação médica nesses eventos.
  • Dar transparência às contribuições financeiras feitas pela indústria para a formação médica em eventos educacionais organizados por terceiros.
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O QUE É O PGB

O PGB é uma plataforma online para solicitar e gerir as Ajudas à Formação que podem ser concedidos a um profissional de saúde para participar num evento: sejam conferências, cursos, congressos, etc.

Foi desenvolvido para oferecer uma solução eficaz que atenda aos requisitos estabelecidos no Código de Ética do Setor de Tecnologia da Saúde e que, por sua vez, permita a gestão eficaz de todas as partes envolvidas no processo.

O PGB é composto por quatro áreas.

 

O PGB é de licença gratuita para todas as agências e implantes do setor, sem a aplicação de qualquer tipo de restrição ou exclusividade, e possui acordos de estrutura corporativa com as principais agências.

 

PORQUÊ O PGB

 
 
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FUNCIONALIDADES
DESTACADAS

1. NOVA FUNCIONALIDADE: Disclaimer aprovado pelo Receptor como prova documental da FENIN. Funcionalidade aprovada pela FENIN.

Quando um Receptor faz uma inscrição, este deve aprovar um texto de Isenção de Responsabilidade (individual para cada empresa por seu Departamento Jurídico).

A candidatura é recebida pela Empresa Patrocinadora que (se aplicável) a aceita, atribuindo um montante financeiro máximo (visível à Agência) para a referida Ajuda à Formação.

O PGB gera um PDF que inclui:

  • Nome e apelido, cargo e instituição do profissional de saúde (Chefe de Serviço / Departamento) que fez o pedido, incluindo a data e a hora em que foi enviado.
  • Texto Disclaimer aceite pelo mesmo.
  • Nome e apelidos, cargo da pessoa responsável pela empresa patrocinadora que aceitou a solicitação, incluindo a data e a hora em que foi aceita.
  • Detalhes do evento, tipo de Ajuda à Formação (especialista, residente, outros: enfermagem etc - Inscrição, Viagem, Acomodação) e valor atribuído.
  • Detalhes da Agência que é responsável pela gestão da Ajuda à Formação para o profissional de saúde que é o destinatário do mesmo, que foi designado pelo Chefe de Serviço / Departamento da instituição de saúde sem conhecimento da Empresa Patrocinadora.
  • Possibilidade de exportação segmentada: pode exportar pastas ZIP com todos os documentos PDF de um evento ou uma instituição de saúde.

2. NOVA FUNCIONALIDADE Integração com o EVS - Sistema de Validação de Eventos - Código Ético do Setor de Tecnologia em Saúde

O PGB possibilitou a integração da API com o Sistema de Validação de Eventos da FENIN, funcionalidade que havia sido solicitada por todas as empresas desde o início da aplicação do Código.

Por meio dessa integração, as Empresas Patrocinadoras, no momento de avaliar o Pedido de Aceitação ou Rejeição, poderão verificar se o evento - com seu semáforo visível - é aprovado pela FENIN, sem ter que visitar o site da Fenin Code Ethical para verificar sua estado.

Essa nova funcionalidade facilitará enormemente a tarefa de aceitação pelas Empresas Patrocinadoras, reduzindo o tempo e o fluxo de trabalho para todos, mantendo o compromisso do PGB com as diretrizes estabelecidas no Código de Ética da FENIN e da MedTech.

3. Monitorização de todo o processo

Monitoramento de todos os processos.

Estado da gestão atualizado em tempo real do processo de recepção dos comprovantes de inscrição - viagem - alojamento do participante.

4. Área privada de cada participante

Onde todos os comprovantes de inscrição - viagem - alojamento são armazenados.

5. Em constante atualização

Desde o seu lançamento em Fevereiro de 2018, o PGB adicionou muitos novos recursos em resposta às sugestões dos nossos clientes, a fim de oferecer uma plataforma que cobre todas as suas necessidades.

6. Área de Gestão Completa

As Ajudas à Formação concedidas pela Empresa Patrocinadora são atualizadas em tempo real cada vez que a Agência insere o montante na sua área do PGB. Orçamentos globais ou segmentados por divisão ou departamento.

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Triptico PGB

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FAQs

O PGB oferece um sistema automatizado como prova documental?
Sim
O processo e o documento PDF gerados pelo PGB quando uma empresa aceita um pedido de ajuda à formação foi supervisionado pela FENIN, que confirmou que é válido como prova documental.
O PGB gera um documento PDF que é armazenado em cada aplicativo aceito e pode ser exportado individualmente, por evento ou por receptor, evitando os antigos processos lentos e pesados de remessas, assinaturas, etc. pelos Destinatários e pessoas jurídicas de cada empresa.
 
Tenho que aceitar cada inscrição na sua totalidade ou posso aceitá-la parcialmente?
O PGB permite que os pedidos sejam aceitos total e parcialmente:
ou reduzir o número de Auxiliares da Formação (por exemplo, solicitação de três especialistas e aceitação de dois)
ou por conceitos (por exemplo, solicitação de inscrição de acomodação de viagem e somente aceitação de inscrição)
 
Eu tenho um pedido e preciso saber o orçamento para essa ação. Posso me comunicar com minha agência através do PGB?
Sim.
Em cada pedido, há uma guia "Solicitar orçamento para minha agência". Uma vez clicado, o PGB envia um e-mail automático com uma cópia para o chefe da Agência e a pessoa responsável pela Empresa com os detalhes do evento, receptor, tipo de ajuda solicitada, etc.
 
O PGB tem a possibilidade de incluir também os seus próprios eventos, e não terceiros, para ter uma única plataforma que integre todos os meus processos?
Essa tem sido uma funcionalidade solicitada por muitas empresas e planejamos ter essa nova área no segundo semestre de 2019.
 
A minha empresa gerencia a área de Espanha e Portugal. O PGB está preparado para oferecer um serviço adequado aos profissionais de saúde portugueses?
Sim.
O PGB está disponível em três idiomas: espanhol, português e inglês, para poder operar tanto na Espanha quanto nos mercados de Portugal e EMEA.
 
Tenho que estar sempre conectado ao PGB para saber se recebemos novas solicitações?
Não.
No perfil de cada empresa, pode personalizar as notificações automáticas, pode configurar para receber um email automático cada vez que a sua empresa receber uma solicitação de Ajuda à Formação.
 
Como posso saber se estou registado como patrocinador de um determinado receptor?
A Empresa pode consultar os Departamentos Receptores que estão ativos no PGB (menu principal "Configurações" -> Serviços ") da sua Empresa e registrar (aceitar / rejeitar) em cada um deles.
É possível pesquisar / filtrar por nome de hospital, serviço / especialidade, gerente de serviços, cidade, etc. e exportar a lista completa em formato Excel.
É possível cancelar um registo, alterando o status de "Ativo" para "Inativo" e reativá-lo, se desejado.
 
A nossa empresa gerencia muitas divisões e especialidades. O PGB está preparado para gestão multi-divisional?
Sim.
A empresa pode gerenciar as divisões (menu principal "Configuração -> Divisões")
E atribuir seus usuários por divisão e / ou especialidade
E pode executar funções personalizadas para que qualquer especialidade seja compartilhada por mais de uma divisão.
 
Eu devo cumprir os regulamentos do Código de Ética. Não recebo nenhum nome ou dados de um profissional de saúde que participa de um evento através do PGB?
Não.
Quando a empresa recebe um novo pedido, apenas os detalhes do destinatário (por exemplo, departamento da especialidade XX do hospital YY), os detalhes do evento e tipo de profissional de saúde (especialista, residente, etc.) sem incluir nem antes nem depois referência aos detalhes do possível Participante.
 
Trabalhamos com mais de uma agência, dependendo do tipo de evento. É possível escolher uma agência para cada solicitação?
Sim.
O PGB possui um modo multi-agência, para que a Companhia, antes de aceitar uma solicitação específica, possa selecionar a lista de Agências com as quais trabalha, aquela que melhor atende aos seus interesses ou dependendo do tipo de evento.
Estou ciente da aplicação do novo Código de Ética, mas em que consiste exatamente isso?
O Código de Ética do Setor de Tecnologia da Saúde - FENIN inclui as modificações aprovadas pela associação de empregadores europeus MedTech Europe e é aplicado na Espanha desde janeiro de 2018.
A premissa básica do Código de Ética é que uma empresa não pode decidir nem influenciar a decisão de quem irá participar de um determinado evento com um de seus Auxiliares à Formação.
Em resumo, as empresas não podem mais fazer convites diretos para participar de um evento específico.
 
Todos os eventos estão sujeitos ao novo Código de Ética?
Não, existem exceções em que uma empresa pode convidar diretamente.
Principais exceções:
Cursos próprios da empresa: p.e. A Companhia pode convidar diretamente um profissional de saúde para o curso interno da referida Empresa, onde são explicadas técnicas ou procedimentos específicos de materiais da referida empresa.
Cursos práticos p.e. Cirurgia de cadáveres ou de espécimes: a Empresa pode convidar diretamente um profissional de saúde, seja o Curso Prático específico para a Empresa ou organizado por terceiros, como um Hospital ou uma Sociedade Médica.
 
Existe algum requisito de natureza profissional para poder solicitar e, se necessário, receber a Ajuda à Formação?
A Empresa não pode decidir nem influenciar a decisão de quem participará de um determinado evento com um de seus Auxiliares à Formação, portanto, se desenvolver sua atividade profissional numa estrutura de uma pessoa sem estar vinculado por contrato ou acordo profissional sem entidade legalmente constituída: não poderia receber Ajuda à Formação porque a Empresa saberia a quem esta Ajuda é destinada.
Mas qualquer prática privada legalmente constituída que não seja (como regra geral) de natureza unipessoal (SL, SCP, etc), pode ser Receptor e solicitar / receber Auxiliares à Formação.
 
Devo ser tributado pela ajuda concedida na minha declaração de imposto sobre o rendimento como tributação em espécie?
Não.
Não deve efetuar nenhuma tributação, conforme especificado no artigo 44 do Regulamento do Imposto de Renda de pessoa física, conforme alterado em 30 de dezembro de 2017.
Ligação BOE (actualização 30 de Dezembro 2017)
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-6820
CAPÍTULO III
Tributação em espécie
Artigo 44. Despesas de estudo para a formação ou reconversão de pessoal que não constituam remuneração em espécie.
Não serão considerados como remuneração em espécie, para os fins do disposto no artigo 42.2.a) da Lei Tributária, os estudos elaborados por instituições, empresas ou empregadores e financiados direta ou indiretamente por eles para atualização, treinamento ou reciclagem. do seu pessoal, quando estes são exigidos pelo desenvolvimento das suas actividades ou pelas características dos postos de trabalho, mesmo quando a sua prestação efectiva é feita por outras pessoas ou entidades especializadas. Nestes casos, as despesas de locomoção, manutenção e estada serão regidas pelas disposições do artigo 9 deste Regulamento.
Para os fins do disposto no parágrafo anterior, entender-se-á que os estudos foram arranjados e financiados indiretamente pelo empregador quando são financiados por outras empresas ou entidades que comercializam produtos para os quais é necessário ter formação adequada por parte do trabalhador, desde que o empregador autorize tal participação.
 
Existe algum requisito de natureza profissional para poder solicitar e, se necessário, receber a Ajuda à Formação?
A Empresa não pode decidir nem influenciar a decisão de quem participará de um determinado evento com um de seus Auxiliares à Formação, portanto, se desenvolver sua atividade profissional num ambiente unipessoal sem estar vinculado por contrato ou acordo profissional sem entidade legalmente constituída: não poderia receber Ajuda à Formação porque a Empresa saberia a quem esta Ajuda é destinada.
Mas qualquer prática privada legalmente constituída que não seja (como regra geral) de natureza unipessoal (SL, SCP, etc), pode ser Receptor e solicitar / receber Auxiliares à Formação.
A maior parte do meu tempo é dedicada ao trabalho de assistência e não tenho muito tempo extra para gerir e administrar as aplicações de Ajuda à Formação. Demoro muito tempo a solicitar uma Ajuda à Formação através do PGB?
Menos de 5 minutos no máximo.
Na seção "pedidos" selecione Patrocinador, selecione o evento, escolha se o participante é especialista - residente - outros: enfermagem etc, número deles, tipo de Ajuda (cadastro - viagem - acomodação) e pré-designar quem ou quem será os profissionais de saúde do seu departamento que irão participar do evento caso o pedido seja aceito ... e "enviar".
 
Posso mudar de participante quando a Ajuda à Formação for aceita pela Empresa Patrocinadora?
Sim.
Só precisa entrar na página da Ajuda concedida, clicar em "atribuído", cancelar o profissional de saúde escolhido anteriormente e adicionar o novo.
O sistema só permite esta ação se o profissional de saúde inicial ainda não tiver recebido em sua área privada PGB qualquer prova de inscrição, viagem, acomodação, etc.
 
Eu quero ter controle sobre os custos que foram usados para os diferentes eventos com a participação de profissionais de saúde do departamento que gerencio. É possível através do PGB?
Sim.
Tem uma área de controle onde pode saber:
número total ou segmentado de especialistas, residentes, etc., que participaram dos diversos eventos.
montante gasto em Ajuda à Formação para o seu departamento segmentado por evento.
possibilidade de exportar em formato Excel ou PDF.
possibilidade de estabelecer comparações por anos e / ou eventos.
 
Tenho que estar sempre conectado ao PGB para saber se recebemos novas solicitações?
Não.
Como no caso da Empresa Patrocinadora, no seu perfil Receptor pode personalizar as notificações automáticas, pode configurar para receber um e-mail automático cada vez que aceitar uma solicitação de Ajuda à Formação.
 
Como me posso registar no PGB?
Apenas Chefes de Serviço ou Departamentos, Gerentes ou Gerentes de Área, etc. podem solicitar o registo no PGB.
Por quê? Porque serão eles que enviarão as inscrições para a Ajuda à Formação e escolherá, dentre os profissionais de saúde, aqueles que participarão do evento, caso a Ajuda seja concedida.
Procedimento: primeiro deve confirmar que suas possíveis empresas patrocinadoras são usuários do PGB e, em caso afirmativo, terá que entrar no nosso site:
vá para a página "registos" e preencha o formulário correspondente.
Dentro de 48 horas receberá os códigos de acesso para a sua área privada do PGB.
 
Se estou a viajar ou de férias ... como o PGB é administrado pelo meu departamento?
No menu principal tem a página "utilizadores" onde pode registar os utilizadores que designar para que, em paralelo ou somente na sua ausência, eles possam gerenciar o PGB.
Esses usuários podem ser cancelados a qualquer momento por si.
O PGB obriga a trabalhar exclusivamente com uma agência específica?
Não.
O PGB tem acordos-quadro assinados com as principais agências de viagens espanholas, mas não exclusividade.
Qualquer empresa pode escolher a agência que mais lhe interessa para operar através do PGB.
Realizamos formação on-line para as diferentes agências de utilizadores da nossa plataforma: mais de 20 agências estão atualmente a operar através do PGB.
 
Como faço para enviar os vouchers para o participante final?
Através da Área Privada de cada um deles.
Só precisa fazer o upload do voucher para a área privada do Participante, e o PGB envia um e-mail automático ao Participante, incluindo o voucher como anexo, mas lembrando que todos os seus vouchers estarão sempre disponíveis na sua área pessoal privada.
 
Como posso entrar em contato com o participante que é o destinatário de uma ajuda para formação?
Em cada seção de novo Ajuda concedida, tem acesso às informações de contato do Participante, que ele ou seu departamento preencheu para serem compartilhadas exclusivamente com a Agência encarregada de gerenciar sua Ajuda.
 
Eu tenho CeCos atribuído à empresa com a qual trabalhamos, de acordo com os diferentes departamentos ou divisões que gerem a Ajuda à Formação correspondente. Posso atribuir o CeCo para cada custo?
Sim.
Podemos programar os diferentes CeCos individualmente para cada departamento - divisão.
Estou ciente da aplicação do novo Código de Ética, mas em que consiste exatamente isso?
O Código de Ética do Setor de Tecnologia da Saúde - FENIN inclui as modificações aprovadas pela associação de empregadores europeus MedTech Europe e é aplicado na Espanha desde janeiro de 2018.
A premissa básica do Código de Ética é que uma empresa não pode decidir nem influenciar a decisão de quem irá participar de um determinado evento com um de seus Auxiliares à Formação.
Em resumo, as empresas não podem mais fazer convites diretos para participar de um evento específico.
 
Todos os eventos estão sujeitos ao novo Código de Ética?
Não, existem exceções em que uma empresa pode convidar diretamente.
Principais exceções:
Cursos próprios da empresa: p.e. A Companhia pode convidar diretamente um profissional de saúde para o curso interno da referida Empresa, onde são explicadas técnicas ou procedimentos específicos de materiais da referida empresa.
Cursos práticos p.e. Cirurgia de cadáveres ou de espécimes: a Empresa pode convidar diretamente um profissional de saúde, seja o Curso Prático específico para a Empresa ou organizado por terceiros, como um Hospital ou uma Sociedade Médica.
 
Existe algum requisito de natureza profissional para poder solicitar e, se necessário, receber a Ajuda à Formação?
A Empresa não pode decidir nem influenciar a decisão de quem participará de um determinado evento com um de seus Auxiliares à Formação, portanto, se desenvolver sua atividade profissional numa estrutura de uma pessoa sem estar vinculado por contrato ou acordo profissional sem entidade legalmente constituída: não poderia receber Ajuda à Formação porque a Empresa saberia a quem esta Ajuda é destinada.
Mas qualquer prática privada legalmente constituída que não seja (como regra geral) de natureza unipessoal (SL, SCP, etc), pode ser Receptor e solicitar / receber Auxiliares à Formação.
 
Devo ser tributado pela ajuda concedida na minha declaração de imposto sobre o rendimento como tributação em espécie?
Não.
Não deve efetuar nenhuma tributação, conforme especificado no artigo 44 do Regulamento do Imposto de Renda de pessoa física, conforme alterado em 30 de dezembro de 2017.
Ligação BOE (actualização 30 de Dezembro de 2017)
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-6820
CAPÍTULO III
Tributação em espécie
Artigo 44. Despesas de estudo para a formação ou reconversão de pessoal que não constituam remuneração em espécie.
Não serão considerados como remuneração em espécie, para os fins do disposto no artigo 42.2.a) da Lei Tributária, os estudos elaborados por instituições, empresas ou empregadores e financiados direta ou indiretamente por eles para atualização, treinamento ou reciclagem. do seu pessoal, quando estes são exigidos pelo desenvolvimento das suas actividades ou pelas características dos postos de trabalho, mesmo quando a sua prestação efectiva é feita por outras pessoas ou entidades especializadas. Nestes casos, as despesas de locomoção, manutenção e estada serão regidas pelas disposições do artigo 9 deste Regulamento.
Para os fins do disposto no parágrafo anterior, entender-se-á que os estudos foram arranjados e financiados indiretamente pelo empregador quando são financiados por outras empresas ou entidades que comercializam produtos para os quais é necessário ter formação adequada por parte do trabalhador, desde que o empregador autorize tal participação.
 
Existe algum requisito de natureza profissional para poder solicitar e, se necessário, receber a Ajuda à Formação?
A Empresa não pode decidir nem influenciar a decisão de quem participará de um determinado evento com um de seus Auxiliares à Formação, portanto, se desenvolver sua atividade profissional num ambiente unipessoal sem estar vinculado por contrato ou acordo profissional sem entidade legalmente constituída: não poderia receber Ajuda à Formação porque a Empresa saberia a quem esta Ajuda é destinada.
Mas qualquer prática privada legalmente constituída que não seja (como regra geral) de natureza unipessoal (SL, SCP, etc), pode ser Receptor e solicitar / receber Auxiliares à Formação.
Como me inscrevo no PGB?
O departamento ou serviço da sua Instituição de Saúde é aquele que irá registrá-lo no PGB como Participante e assistente em potencial de um evento, caso a Ajuda à Formação tenha sido aceite pela Empresa Patrocinadora a quem foi encaminhado.
Quando o seu departamento o regista, recebe um e-mail automático do PGB com os códigos de acesso à sua área privada.
Deve inserir, alterar a senha e atualizar seu perfil, incluindo até mesmo se quiser os detalhes dos seus cartões de pontos ou preferências de assento etc.
 
Como posso solicitar uma Ajuda à Formação - inscrição e / ou viagem e / ou acomodação - a uma Empresa Patrocinadora específica para participar de um evento?
Não pode diretamente.
Todos os pedidos devem ser feitos pelo chefe de departamento ou chefe do departamento que foi registrado no PGB.
É a pessoa responsável que administra o PGB para o seu serviço e faz os pedidos de Ajuda à Formação para as Empresas Patrocinadoras, atribuindo aos Profissionais de Saúde que seriam os beneficiários da Ajuda para participar num evento, se for concedido.
Cada vez que uma Ajuda à Formação é concedida e o Gerente de Serviço o designou como um Participante, receberá um e-mail notificando que a Ajuda à Formação foi concedida - inscrição e / ou viagem e / ou acomodação - para participar do Treinamento. Evento XX, e que já possui os detalhes desta Ajuda em sua área privada do PGB.
 
Qual é a minha área privada do PGB?
Cada vez que receber um e-mail notificando que uma nova Ajuda para Formação foi concedida, deve inserir o PGB e preencher os campos necessários para processá-lo corretamente:
por exemplo na secção Registo se é membro ou não da Sociedade Médica que organiza o evento se é ex. Congresso Nacional, na seção Viagem preencha a data de retorno e retorno e o método preferido de viagem (comboio, avião ...) etc
A Agência encarregada de administrar a sua Ajuda à Formação (encomendado pela Empresa Patrocinadora) fará o upload dos comprovativos - inscrição e / ou viagem e / ou acomodação - para a sua área privada do PGB onde os terá sempre disponíveis.
No entanto, para facilitar ainda mais o processo, o PGB envia um e-mail automático para cada recibo enviado pela Agência para sua área privada.
 
Mas ... está tudo online? Posso contactar a Agência para comentar ou perguntar sobre a ajuda concedida?
Na sua área privada, no arquivo de cada Ajuda, tem sempre disponível os dados da Agência responsável para poder contatá-los a qualquer momento.
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